Om te komen tot een zo adequaat mogelijk te leveren zorg en begeleiding hebben wij gegevens nodig van onze cliënt en zijn of haar verantwoordelijke bewindvoerder, mentor of curator.

Onze gegevens die worden verzameld hebben betrekking op de aanwezige cliënten, hun verantwoordelijke en personeelsleden.

De persoonsgegevens

  • Naam, adres en telefoonnummer,  noodzakelijk voor het vervoer, incidenteel of regelmatig en voor het gebruik van administratie doeleinden.
  • Geboortedatum van client en verantwoordelijke: noodzakelijk voor de contacten met SVB, maar ook gewoon voor het vieren van een verjaardag.
  • BSN van client en verantwoordelijke: noodzakelijk voor het opstellen van de overeenkomst en wijzigingen in het contract met de SVB en onderaannemerschap. Maar belangrijker nog, het BSN nummer wordt ook gebruikt bij 112 voor het opvragen van medische gegevens bij een noodoproep!
  • ZZP pakket: dit wordt gebruikt bij het vaststellen van de zwaarte van de begeleiding die gewenst en noodzakelijk is. Tevens wordt dit in overleg gebruikt voor het vaststellen van de financiële afspraken en bij het opstellen van de overeenkomst.
  • Gegevens huisarts van client: mocht dit nodig zijn, kan er in nood een beroep worden gedaan op de kennis van de eigen huisarts.
  • Medicijn gebruik van client: noodzakelijk voor de verstrekking van medicatie indien nodig en/of noodzakelijk om in noodsituaties door te geven aan betreffende medici.
  • Gegevens van de verantwoordelijk personen, naam, adres, geboorte datum, email-adres en telefoonnummers: noodzakelijk voor het contact over en met de cliënt, de financiële administratie en de inhoud van het cliënt dossier. Tevens het BSN, enkel te gebruiken bij het opstellen van het contract met de SVB.
  • Gegevens van de woonsituatie, adres, telefoonnummers, contactpersonen en email-adres: noodzakelijk voor het reguliere contact over en met de cliënt, in afgesproken situaties voor de financiële administratie en de inhoud van het cliënt dossier.
  • Noodnummers: mocht dit nodig zijn en alleen in noodsituaties de extra nummers van personen die de cliënt in deze situaties kunnen bijstaan ontvangen van de verantwoordelijke van de client.
  •  De gezinssamenstelling, de woonsamenstelling en de anamnese, worden gevraagd en gebruikt om de cliënt te kunnen begrijpen in zijn of haar leefwereld.
  • De diagnose van client wordt gebruikt om gedrag en signalen beter te kunnen herkennen en te kunnen begeleiden.
  • De ontwikkelingsgegevens van client zijn belangrijk om te komen tot een zo goed mogelijke werk en ondersteuningsbehoefte. Dit omhelst de manier van aanspreken en begeleiden om te komen tot een zo positief mogelijk gevoel bij de cliënt en een zo goed mogelijk resultaat. Het dient als uitgangspunt voor verder groei, indien mogelijk naar de volgende ontwikkelingszone.

Verder worden de voornamen gebruikt in het groepsplan voortvloeiend uit de individuele begeleidingsplannen en voor de aanwezigheidslijsten, die dienen voor het opmaken van de facturen.

Daarnaast worden er foto’s gemaakt, zodat de achterban op de hoogte is van de leefwereld van de cliënt, daarnaast worden deze gebruikt op social media, promotiemateriaal en een jaarlijks fotoboek. Indien werkzaam worden de foto’s geplaatst achter de inlog pagina op de website. Er wordt een film gemaakt van de optredens en deze worden verspreid aan de cliënten en incidenteel kan dit op kleine schaal verkocht worden aan belangstellenden. Dit draagt bij tot een herbeleving van momenten en de vreugde die hierbij is ervaren. Voor dit gebruik is toestemming gekregen bij het zorgplan. Dit beeldmateriaal is niet volledig verwijder baar mocht dit later gewenst worden.

De betrokken partijen:

Intern:

Intern maakt alleen de eigen groepsleiding gebruik van de cliënt gegevens. Degene die op een ander groep staat heeft geen toestemming tot het gebruik van de gegevens. Lucia Davis is eindverantwoordelijk voor het gebruik van de dossiers. Stagiaires mogen alleen onder toezicht en in onze eigen ruimte inzage hebben in de dossiers en alleen als dit noodzakelijk is voor hun opleiding.

De cliënten en hun verantwoordelijken hebben te allen tijde de mogelijkheid tot inzage in het dossier, die is opgebouwd uit documenten die reeds door hun zijn ondertekend.

Extern:

Extern is er een exemplaar van de zorgbeschrijving en het zorgcontract naar het betreffende zorgkantoor en de SVB gestuurd. Dit gebeurd onder de verantwoordelijkheid van de bewindvoerder of curator. Het contact met de SVB gebeurd via de post of incidenteel ivm een hulpvraag via de telefoon. Er is alleen informatie uitwisseling bij het opstarten of wijziging van het contract of als er een aanhoudende probleem zich voordoet. Facturering gaat via de verantwoordelijke persoon.

Er is extern ook contact met de organisaties voor wie wij een onderaannemer zijn. In overleg worden begeleidingsplannen opgesteld, informatie uitgewisseld en facturen verstuurd. Hier is een toestemmingsformulier voor ondertekend van de verantwoordelijke persoon van de cliënt, uitgaande van de hoofdaannemer. Het is een wettelijke verplichting om te komen tot een goed begeleidingsplan. Dit gebeurd via de mail, telefoon en incidenteel mondeling. De frequentie is 1 tot 2 keer per jaar. Facturering gebeurd elke maand.

Er is extern contact met de verantwoordelijke personen en/of de cliënt zelf. Dit gebeurd mondeling, via de post, via emailverkeer, via de telefoon of het heen en weer schriftje van de cliënt zelf.

Daarnaast is er extern contact met de woongroepen waarmee algemene dagelijkse zaken worden uitgewisseld. In overleg en na toestemming worden het dossier en/of begeleidingsplannen door gegeven, dit zal 1 tot 2 keer per jaar zijn voor de plannen en voor de dagelijkse gang van zaken, dagelijks. Dit kan via mondeling contact zijn, de mail, het heen en weer schriftje of via de telefoon.

Er worden geen administratieve gegevens verkocht aan derden.

Voor extern betrokken mensen, outsourcing, kunnen wij benaderd worden om mee te werken aan een behandeling. Na toestemming van de betrokken verantwoordelijke zullen wij de relevante gegevens daarvoor verstrekken. Denk daarbij aan een logopedist of een fysiotherapeut. Dit gebeurd op een incidentele basis via de mail, telefonisch of mondeling.

Verzamelen van gegevens:

Werkatelier GoedGemutst verzamelt op de volgende manier gegevens:

  • Via het gemaakte en ondertekende dossier met daarin de contract gegevens, de zorgbeschrijving, het zorgplan en de begeleidingsplannen.
  • De observatie gegevens vanuit eigen waarneming van de begeleiding, die worden toegevoegd aan het digitale dossier. Deze worden gebruikt bij het opstellen van een nieuw begeleidingsplan, signalering van gedrag of het afstemmen van de begeleiding.
  • Mondeling, via de mail, telefoon of het heen en weer schriftje, waarbij we alleen die gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor een juiste afstemming van de begeleiding of die een aanvulling of wijziging zijn op het dossier. Deze informatie is afkomstig van de verantwoordelijke personen of van de woonbegeleiding. De gegevens worden na verwerking extern digitaal opgeslagen en/of op papier in een afgesloten dossier kast bewaard.

Gebruik van gegevens:

  • Het gebruik van de gegevens dient enkel tot doel om te komen tot een goede begeleiding en groei en worden alleen daarvoor gebruikt.
  • Elk jaar worden de gegevens gecontroleerd, aangepast of verwijderd in overleg met de betrokken verantwoordelijke, zodat de gegevens een actueel en accuraat beeld vormen van de cliënt.
  • Op basis van de gegevens kunnen beslissingen worden gemaakt voor een juiste begeleiding. Deze gegevens worden verstrekt aan de betrokken personeelsleden en voor zover nodig en afgesproken, aan de woonbegeleiding. Het doorgeven van deze informatie is in lijn met de verwachtingen van de betrokken cliënt/verantwoordelijke.
  • De betrokken cliënt/verantwoordelijke kan te allen tijde de gegevens inzien en vragen om aanpassing of verwijdering, zover dat wettelijk gezien is toegestaan.
  • De wettelijke bewaar termijn van het cliënt dossier is 5 jaar en kan daarna eenvoudig verwijderd worden uit het dossier bestand. De wettelijke bewaartermijn van het personeelsdossier is verspreid in delen van 2-7 jaar.
  • Het gebruik van het personeelsdossier dient alleen tot doel tot een goede bedrijfsvoering van Werkatelier GoedGemutst. Gegevens kunnen extern gedeeld worden aan het assurantiekantoor, bedrijf voor personeelszaken, belastingdienst en pensioenvertrekker.

Bijlage: toestemmingsverklaring privacy